Kwaliteit maken we samen.
Wie zijn wij?De Unie der Scenografen behartigen de belangen van scenografen in musea, expo’s en belevingscentra. Ons vertrekpunt: fair play en respect in elke selectieprocedure.
In ons charter maken we verwachtingen en stappen concreet voor scenografen én opdrachtgevers, zodat samenwerking transparant, haalbaar en professioneel verloopt.
Onze 8 bouwstenen
1
Offertes kosten tijd en expertise. Een offerte met een beperkt ontwerpvoorstel vraagt gemiddeld 4 manweken (±160 uur). Dat is échte ontwerp- en denkwerk.
Niets is gratis
-
Voorzie een realistische budgetvergoeding voor een offerte met ontwerpvoorstel.
2
Met hun offerte engageren scenografen zich om het beschikbare budget zo goed mogelijk om te zetten in kwaliteit en een haalbaar eindresultaat. Dat lukt alleen als het kader realistisch en transparant is.
Een realistisch budget
-
Maak van bij de start duidelijk wat het beschikbare projectbudget is voor ereloon én realisatie. Zorg voor een realistisch budget: toereikend voor de gevraagde verwachtingen.
De in te dienen prijs blijft natuurlijk een onderscheidende factor tussen de kandidaten. Vraag de scenografen om de verhoudingen binnen het realisatiebudget van hun offerte in kaart te brengen: hoeveel procent gaat naar multimedia, print, constructie, …?
3
Een sterk ontwerp ontstaat niet in een paar dagen. Scenografen investeren heel wat uren denk- en studiewerk in elke offerte — tijd die beter rendeert als de vraag helder en haalbaar is.
Beperk de vraag
-
Lanceer de offertevraag bij maximaal 3 scenografen of het aantal scenografen dat bij wet als minimum is bepaald. Informeer vooraf of er interesse is.
Of maak gebruik van een tweestaps-procedure: selecteer een beperkt aantal kandidaten via marktverkenning of ingediende visietekst en start daarna de gunningsfase.
4
Scenografen maken voor elke offertevraag de afweging: gaan we ervoor of niet? Als er (te) veel kandidaten zijn, zullen ze overwegen om geen risico te nemen en niet in te dienen.
Beperk het aantal verliezers
-
Vraag geen verregaand ontwerpvoorstel. Beperk het creatieve deel van de offertevraag tot enkele visuele pagina’s en een maximum aantal woorden.
5
Goede ideeën moeten rijpen, een creatief voorstel ontstaat niet in één dag. Bovendien moeten scenografen ook blijvend zorg kunnen besteden aan hun lopende opdrachten. Korte termijnen voor offertes zetten die planningen onder druk.
Geef genoeg tijd
-
Nodig ook jong talent uit voor de offertes en maak hun deelname haalbaar. Beperk het aantal eigen referenties tot een 3-tal of laat referenties toe die 50% van het beschikbare projectbudget halen. Zo kunnen jonge scenografen systematisch groeien in de omvang van hun projecten.
6
De eisen die gesteld worden aan kandidaat-scenografen zijn vaak te hoog voor starters.
Geef jong talent een kans
-
Voorzie minstens 4 à 6 weken voor een visietekst (selectie kandidaten) of 8 à 12 weken voor het indienen van een offerte met ontwerpvoorstel. Hou rekening met de klassieke vakantieperiodes. Zorg als overheid ook dat het gunningsproces zo snel mogelijk verloopt.
7
Scenografen hebben duidelijke en volledige informatie nodig om een juist en goed ontwerp te kunnen voorstellen. Hoe gedetailleerder de afspraken, hoe preciezer het hele proces zal verlopen.
Maak een helder bestek
-
Zorg voor een grondig uitgewerkt, volledig bestek. Dat bepaalt de doelgroepen, de verantwoordelijkheden aan beide zijden, de deadlines, de correctierondes, de planning,… Stel betalingsschijven voor die synchroon lopen met de fases van het project.
8
Scenografen lichten hun ontwerpvoorstel graag persoonlijk toe. Tijdens de presentatie kunnen ze hun keuzes motiveren, vragen beantwoorden, reacties ontvangen. Het is een noodzakelijk feedbackmoment.
Let’s meet! Let’s talk!
-
Plan een live-presentatie. Scenografen presenteren hun ontwerp bij voorkeur binnen de 2 weken na indiening, voor een mooie continuïteit en efficiëntie.